突然、ソフトウェアベンダーから「ライセンスの利用状況を調査したい」との連絡が届いた場合、どのように対応すべきか戸惑う方も多いでしょう。
本記事では、ライセンス調査や監査に関する対応方法を解説します。

ソフトウェアライセンス調査とは？

ソフトウェアライセンス調査（監査）は、ベンダーが顧客に対してソフトウェアの利用状況を確認するために実施するものです。契約条件に基づき、利用状況の報告やライセンス証明の提出が求められます。調査の通知は、ランダムに選ばれる場合や、従業員数とライセンス保有数の不一致など特定の条件を満たす場合に送付されることがあります。

ライセンス調査の通知を受け取った際の対応手順

1. 通知内容の確認
まず、通知書の送付元、依頼内容、対象ソフトウェア、対応期限などを確認しましょう。要求されている情報や提出形式を把握することが重要です。

2. 社内のライセンス状況を把握
社内で使用しているソフトウェアのライセンス数と実際の利用状況を調査します。これには、インストールされているソフトウェアの一覧や、ライセンス証明書の確認が含まれます。

3. 専門家への相談
対応に不安がある場合は、ソフトウェアライセンスに詳しい専門家や弁護士に相談することをおすすめします。適切なアドバイスを受けることで、リスクを最小限に抑えることができます。

注意すべきポイント

🔶 パニック買いの回避：不足しているライセンスを急いで購入することは避けましょう。
ベンダーは購入日時を確認できるため、調査後の購入は不正とみなされる可能性があります。

🔶 アンインストールの禁止：調査対象のソフトウェアを削除しても、使用履歴は残ります。
証拠隠滅と判断されるリスクがあるため、正直に対応することが重要です。

🔶 冷静な対応：通知を無視したり、感情的な対応をしたりすることは避けましょう。
ベンダーとの信頼関係を損なう可能性があります。

ライセンス調査に備えるための対策

ライセンス管理ツールの導入
IT資産管理ツールを活用して、ソフトウェアの利用状況を常に把握できる体制を整えましょう。これにより、調査時の対応がスムーズになります。

社内教育の実施
従業員に対して、ソフトウェアライセンスの重要性や適切な利用方法について教育を行い、コンプライアンス意識を高めましょう。

定期的な内部監査
社内で定期的にライセンスの利用状況を確認し、不備がないかチェックすることで、外部からの調査に備えることができます。

ライセンス調査の通知を受け取った際は、冷静に対応し、必要に応じて専門家の助言を仰ぐことが重要です。
日頃から適切なライセンス管理を行い、調査に備える体制を整えておきましょう。